针式打印机的主机送来代码，经过打印机输入接口电路的处理后送至打印机的主控电路，在控制程序的控制下，产生字符或图形的编码，驱动打印头打印一列的点阵图形，同时字车横向运动，产生列间距或字间距，再打印下一列，逐列进行打印。一行打印完毕后，启动走纸机构进纸，产生行距，同时打印头回车换行，打印下一行，上述过程反复进行，直到打印完毕。之所以叫针式打印机，是因为其结构特殊又复杂。简单的说，打印头的工作过程是当打印头从驱动电路获得一个电流脉冲时，电磁铁的驱动线圈就产生磁场吸引打印针衔铁，带动打印针击打色带，在打印纸上打出一个点的图形。因其直接执行打印功能的是打印针，所以这类打印机被称为针式打印机。
针式打印机由于采用的是机械击打式的打印头，因此穿透力强，能打印多层复写纸，具备拷贝功能，这是其它打印机无法替代的。用户可以根据需求选择多联纸张，有2联、3联、4联，甚至还有6联。此外，廉价也是它的优点，因为耗材是色带。当然，缺点也很突出，体积和重量够大，噪音打，精度低，速度慢，只能单色输出。
对于医院、银行、邮局、税务等窗口行业来说，针式打印机的作用不可替代，可以取代以往手写，多联纸一次性打印完成，方便留下存底。此外，不少淘宝卖家为了提高效率，也开始采用针式打印机打印快递单，有事半功倍的效果。